Guía de reuniones · Videoconferencias paso a paso
Tres maneras de empezar. Una sola sala.
En MexCloud las videoconferencias no son otro programa: viven donde ya está trabajando. Puede agendar una junta con su sala, abrir una reunión en este mismo momento, o llamar por video desde una conversación del chat. Esta guía explica cuál conviene en cada caso, cómo se administra mientras ocurre y qué hacer cuando alguien no puede entrar — que es la llamada más común, y casi siempre por el mismo motivo.
1 · ¿Cuál me conviene?
Las tres abren la misma clase de sala, en el navegador y sin instalar nada. Lo que cambia es de dónde sale la liga y quién se entera.
| Si quiere… | Use | Porque |
|---|---|---|
| Una junta con día y hora, con gente de fuera | Calendario con sala de video | La liga viaja en la invitación y queda en el calendario de todos. Es la única que se puede grabar. |
| Enseñarle algo a alguien en este momento | Reunión ahora | Abre la sala al instante y le da una liga corta para pegar donde esté hablando. No crea evento ni avisa a nadie. |
| Resolver algo con quien ya está chateando | Videollamada en Mensajes | Avisa en la conversación y cada quien entra con su nombre, sin escribirlo. Para «hablamos treinta segundos». |
Todas funcionan en computadora y teléfono, en el navegador. Sus invitados no necesitan cuenta en MexCloud ni instalar ninguna aplicación: abren la liga y entran.
2 · La junta agendada, con su sala
Es la forma normal de convocar: la que queda en el calendario de todos y la única que se puede grabar.
- En Calendario, cree el evento como siempre: título, día y hora.
- Marque Agregar sala de video.
- Si su empresa graba, elija ahí mismo dónde quedaría la grabación. Se decide ahora, no después — vea el punto 7.
- Añada a los invitados y guarde. La liga viaja dentro de la invitación, así que la verán en su propio calendario y en el correo.
- Llegada la hora, abra la junta y pulse Entrar a la sala.
Si mueve la junta de día u hora, vuelva a enviar la invitación como siempre: la sala sigue siendo la misma, no hay que repartir una liga nueva.
En el correo de invitación hay un botón para entrar, y debajo la dirección completa por si el programa de correo del invitado no muestra botones. Quien entra por ese botón llega con su nombre ya escrito —el que usted puso al invitarlo— y puede corregirlo antes de pasar.
3 · «Reunión ahora», sin agendar nada
Para el cliente al que está atendiendo por chat o el compañero que no entiende un paso. Se abre la sala, se pasa la liga y listo.
- Pulse Reunión ahora. Está en el menú principal —el de las tres rayas en el teléfono—, justo debajo de Calendario, y también arriba en la pantalla del Calendario.
- Escriba de qué es (opcional) y, si su empresa graba, elija dónde quedaría la grabación. Pulse Abrir la sala.
- Pulse Copiar enlace y péguelo donde esté hablando: el chat, un correo, un mensaje.
- Pulse Entrar a la sala y comparta su pantalla como en cualquier videoconferencia.
La liga para compartir es corta —algo como …/r/aB3xK9Qz—, así que cabe en un mensaje y se puede dictar por teléfono sin sufrir. Deja de servir a las 4 horas.
Esa liga es la llave
Quien la tenga entra, tenga cuenta en MexCloud o no. Pásela solo a quien deba entrar, y no la deje escrita en un grupo del que luego se olvide. La dirección de la sala no se puede adivinar: no lleva su nombre, ni el de la empresa, ni el asunto.
4 · Llamar por video desde una conversación
Cuando ya está escribiendo con alguien y se da cuenta de que es más rápido hablarlo.
- Abra la conversación en Mensajes y pulse Videollamada.
- En la conversación aparece el aviso de que usted llamó, y a los demás les llega la notificación.
- Cada quien pulsa Entrar a la videollamada desde ese mismo mensaje.
La ventaja está en los nombres: cada quien entra con el suyo sin escribirlo —los de la empresa con el de su cuenta, y los invitados de fuera con el que pusieron en el chat—, así que la llamada no empieza con cinco «¿quién eres?». Si alguien entra tarde y la llamada ya terminó, verá Esta videollamada ya terminó en vez de una sala vacía.
Una llamada del chat no se graba. Es una conversación, no una junta con acta: el botón de grabar no aparece. Si lo que va a hablar hay que guardarlo, créela desde el Calendario.
5 · Cómo entra cada quien
Usted, desde MexCloud
Entra directo: no se le pregunta el nombre ni se le enseña ninguna pantalla intermedia, porque al venir de la aplicación ya se sabe quién es. Entra con su cámara y su micrófono encendidos.
Un invitado de fuera
Abre la liga, escribe su nombre y prueba su cámara antes de pasar. No necesita cuenta ni registrarse. Esa pantalla es su única ocasión de decir quién es, por eso a él sí se le muestra.
Nadie entra antes que quien convoca
Los que llegan temprano esperan en una sala de espera y pasan solos —todos de golpe— en cuanto entra quien creó la junta. Usted no tiene que ir admitiéndolos uno por uno.
Conviene saberlo si convoca y va a llegar tarde: hasta que usted no entre, sus invitados no ven la sala. Si le avisan de que «no pasa nada» al abrir la liga, casi siempre es esto.
6 · Quién manda dentro de la sala
Manda quien entró desde MexCloud, no quien llegó primero. Es una diferencia que importa: en otros sistemas el primero en llegar se queda de dueño de la sala, y aquí no. Solo usted puede grabar, silenciar a alguien o sacarlo. Quien entra con la liga es asistente.
Dentro tiene lo que espera de una videoconferencia: cámara y micrófono, compartir pantalla, chat de la sala, levantar la mano y vista de mosaico. Todo en el navegador.
Si cierra la pestaña en medio de la junta y vuelve a entrar, puede verse a sí mismo repetido unos segundos: es la sesión anterior, que se cierra sola. No hay que hacer nada.
7 · Grabar la junta y tener su transcripción
Si su empresa lo tiene habilitado, una junta del Calendario se puede grabar. Al terminar deja en MexCloud la grabación y su transcripción, de modo que meses después basta escribir una palabra que se dijo para encontrar la junta.
- Dentro de la sala, en la barra de abajo, pulse Grabar la junta. Si no ve el botón, su empresa no tiene la grabación habilitada —o la junta se creó con No se graba—.
- Confirme con Iniciar grabación. Desde ese momento todos los asistentes ven el aviso de que se está grabando, y no se puede quitar.
- Para terminar, el mismo botón y Detener grabación. Si simplemente cuelga, la grabación se cierra sola.
Dónde va a quedar: se decide al crear la junta
| Opción | Dónde queda y quién la ve |
|---|---|
| De la empresa lo normal |
En la carpeta compartida «Grabaciones». La ve quien tenga acceso a esa carpeta. |
| Mía | En «Grabaciones» de su espacio personal. No la ve nadie más: ni el administrador de su empresa ni el soporte. Para la consulta con el abogado o la entrevista. |
| No se graba | La reunión no ofrece el botón, y aunque alguien lo forzara, el sistema rechaza la grabación. Para cuando quiere la certeza de que la conversación no queda en ningún lado. |
Se elige antes, no después. Una vez grabada, cambiarla de sitio ya no devuelve la privacidad.
No hace falta esperar mirando la carpeta: cuando la grabación se puede ver le llega un aviso —Grabación lista— que abre directamente donde quedó, y otro —Transcripción lista— cuando el texto también está. La transcripción tarda un rato más que el vídeo; es normal.
8 · Meter a alguien cuando la junta ya empezó
Pasa todo el tiempo: la junta está en curso y hace falta que entre alguien más.
- Abra la junta en el Calendario.
- Pulse Copiar invitación, al lado de Entrar a la sala.
- Mándele esa liga por donde quiera. Es la misma que ya tienen los demás invitados, así que todos andan con una sola.
Si la reunión salió de Reunión ahora, la liga es la que copió al abrirla; si salió del chat, está en el mensaje de la llamada.
No copie la dirección de la barra del navegador
Es el error que más deja gente fuera, y no es culpa de nadie: parece lo más natural del mundo. Pero al entrar a la sala, esa barra pierde la credencial —se borra a propósito, para que no quede escrita en el historial del navegador—, así que lo que se copia de ahí ya no abre la puerta.
Quien reciba esa liga verá una página que le dice que le falta un pedazo y que le pida a usted la de la invitación. Si le llega ese aviso, ya sabe qué pasó.
9 · Cuánto dura cada liga
Ninguna liga vive para siempre, y es a propósito: una liga que sigue abriendo una sala meses después es una llave olvidada en la cerradura.
| Liga | Dura |
|---|---|
| La de la invitación de una junta agendada | Hasta un rato después de que termine la junta. Aunque la junta sea muy lejana, nunca más de 30 días. |
| La de «Reunión ahora» | 4 horas. Para otra reunión, otra liga. |
| La de una videollamada del chat | 6 horas, y el mensaje avisa cuando ya terminó. |
Si quita la marca de Agregar sala de video y guarda, la junta se queda sin sala: los invitados que ya tenían la liga dejarán de poder entrar cuando caduque.
10 · Consejos
- Entre usted primero, o avise. Como nadie pasa antes que quien convoca, llegar diez minutos tarde deja a toda la sala esperando sin saber por qué. Si va a retrasarse, mándeles un mensaje: se evita la llamada de «tu liga no funciona».
- La liga es la llave: trátela como tal. Quien la tenga entra. No la pegue en grupos grandes ni la deje en un documento compartido.
- Decida la grabación al crear la junta. Es lo único que no se puede arreglar después: una conversación delicada grabada en la carpeta de la empresa ya no se vuelve privada por moverla de sitio.
- Si va a grabar, dígalo en voz alta al empezar. El aviso en pantalla aparece solo y no se puede quitar, pero decirlo es de educación — y en algunos casos, obligación.
- Para hablar dos minutos, no agende. Reunión ahora o la videollamada del chat le ahorran crear un evento que nadie va a volver a mirar.
- Ponga un título de verdad. Es lo que ven sus invitados en la pantalla de entrada. Sin él aparece el identificador de la sala, que no le dice nada a nadie y da mala espina.
- Pruebe el micrófono antes de una junta importante. Abra una Reunión ahora usted solo, cinco minutos antes. Es gratis y evita el clásico cuarto de hora perdido.
- Si comparte pantalla, cierre lo que no quiera enseñar. Correo, chats y pestañas abiertas: la sala entera ve lo que usted ve.
- Para una junta recurrente, agende el evento repetido. La sala es la misma cada vez, y la liga vive en el calendario de todos en lugar de andar de mensaje en mensaje.
11 · Si alguien no puede entrar
Antes de llamar a nadie, estas cuatro preguntas resuelven casi todos los casos, y van en este orden a propósito.
- ¿Ya entró quien convoca? Si no, los demás están en la sala de espera y lo que ven es una pantalla que no avanza. Es, de lejos, la causa más común.
- ¿Qué liga le pasaron? Si se la copiaron de la barra del navegador, no sirve —vea el punto 8—. La buena es la de la invitación, o la que sale de Copiar invitación.
- ¿Ya caducó? Mire el punto 9. Una liga de Reunión ahora de ayer no abre nada hoy.
- ¿Entra pero no ve ni oye a nadie? Eso ya no es la liga: es la red de esa persona, casi siempre un cortafuegos de oficina. Que pruebe desde otra red —los datos del teléfono sirven— y avísenos: se puede ajustar.
Si a alguien le sale una página diciendo que «a esta liga le falta un pedazo», es el caso 2 y la página misma le dice qué pedir. No es que la reunión no exista.
¿Dónde hay más?
Dentro de la aplicación, el botón del asistente de ayuda, en la barra de arriba, responde en español preguntas concretas sobre la pantalla en la que está.